PROTECCIÓN DE DATOS

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
INTEGRACIÓN DE GARANTÍAS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS

INTEGRACIÓN DE GARANTÍAS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS, en adelante INTERGARANTIAS, identificada con Nit. 900.573.523-3, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales, mediante este documento, fija los parámetros para el tratamiento de los datos personales a los cuales tenga acceso en el ejercicio de su actividad empresarial.

Primero. Objeto:
La presente Política tiene como objeto regular y fijar el procedimiento para el tratamiento de la información personal de clientes, proveedores y colaboradores, que INTERGARANTIAS recolecte, almacene, conserve, procese, use y transmita según corresponda, el cual deberá ser acatado por las personas que en el desarrollo de sus actividades dentro de INTERGARANTIAS, tengan acceso o recopilen bases de datos y/o archivo, con el fin de proteger los derechos de los titulares en cuanto a sus datos personales.

Segundo. Definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Tercero. Tipos de Datos Personales: Los datos personales se clasifican así:
a) Dato Público: Datos contenidos en documentos públicos que no estén sometidos a reserva como son nombre, número de identificación, fecha de nacimiento, estado civil, entre otros. No requieren autorización del titular de la información.
b) Dato semiprivado y privado: Son los que le interesan al Titular de la información y a terceros que tengan alguna relación e interés en la misma para fines conocidos y aceptados como son los datos financieros y crediticios, estrato, email, nivel de ingresos, número de cuenta, Rut, entre otros.
c) Dato sensible: Son los que pueden afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Cuarto. Responsable y/o encargado de la información:
Para los efectos del tratamiento de datos personales, el responsable y encargado será INTERGARANTIAS, empresa ubicada en la ciudad de Bogotá D.C., en la Cra. 54B No. 118 – 64. Los canales de atención de dudas o reclamos y ante los cuales el titular podrá ejercer sus derechos son:

- Departamento Legal
- E-mail: info@intergarantias.com
- Página Web www.intergarantias.com
- Móvil 3174028780

Quinto. Tratamiento de los datos personales:
INTERGARANTIAS en el desarrollo de su actividad como Agencia de Seguros, recolectará a través de diversos canales como correos electrónicos, página web, atención telefónica y documentos físicos, datos personales de personas naturales, los cuales podrán ser usados, previa autorización del Titular, salvo que se traten de datos personales públicos, para:
a) Elaboración de bases de datos que permitan organizar la información en cuanto a productos adquiridos y procesos realizados en la Empresa como solicitudes, cotizaciones, propuestas, etc.
b) Ejercer una labor de atención al cliente, comunicando novedades, incidencias, vencimientos de vigencias, entre otros, de los productos y/o servicios contratados.
c) Realizar labor comercial y publicitaria, dando a conocer productos, servicios y/o ofertas que le puedan interesar al cliente de acuerdo a su perfil o requerimiento.
d) Transferirla a terceros para la elaboración de estadísticas y campañas comerciales.
e) Consultar bases de datos y registros de otras entidades para obtener información necesaria o complementaria al producto o servicio contratado.
f) Suministrarla a Compañías de Seguros, Agencias de Seguros aliadas y demás entidades relacionadas con la actividad que deban actuar en el proceso de emisión de pólizas y pago o que estén autorizadas legalmente para solicitar datos personales.
g) Almacenar perfiles profesionales para procesos de selección.

En caso de no contar con autorización libre, previa y expresa por parte del titular de los datos personales, éstos solo podrán ser tratados para fines estrictamente relacionados con el producto o servicio contratado, por ende, el tratamiento diferente estará prohibido.

PARÁGRAFO: Los datos personales contenidos en las bases de datos y archivos de INTERGARANTIAS, que sean tratados con el fin de prevenir y detectar el control de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y dar cumplimiento al SARLAFT exigido por las Aseguradoras, quedan exceptuados del Régimen de protección de Datos Personales contemplado en la Ley 1581 de 2012, así como las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.

Sexto. Tratamiento de Datos Personales Sensibles:
De acuerdo a lo contemplado en la ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles los que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. El suministro de esta información será optativa por parte del Titular quien será informado previamente de la necesidad y fines por los cuales se solicitan este tipo de datos teniendo en cuenta que INTERGARANTIAS en el ejercicio de su actividad, podrá solicitar, almacenar y transferir datos de esta índole los cuales serán tratados para:

- Cotizar y expedir pólizas para las cuales las Aseguradoras exijan el suministro de datos sensibles con base en los cuales se determine la prima y condiciones del seguro.
- Con fines históricos, estadísticos o científicos, o dentro de marco de procesos de mejoramiento, para lo cual INTERGARANTIAS adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares y en las demás situaciones contempladas por la Ley.

Los datos sensibles a los cuales INTERGARANTIAS podrá darle tratamiento son:

- Datos relativos a la salud
- Profesión u oficio
- Datos biométricos
- Todos aquellos solicitados por las Aseguradoras en Formularios (Solicitud y Sarlaft)

Séptimo. Datos personales de niños, niñas y adolescentes:
INTERGARANTIAS no realizará ningún tipo de tratamiento a los datos personales de niños, niñas y adolescentes salvo aquellos de naturaleza pública. En caso de requerirse datos sensibles para cotización y expedición de pólizas de salud, la información suministrada será trasmitida a las Aseguradoras quienes serán las responsables de esta información y no se almacenará ni recopilará para usos distintos a los descritos anteriormente. INTERGARANTIAS solicitará la respectiva autorización al representante legal del niño, niña o adolescente.

Octavo. Derechos del Titular:
Toda persona que proporcione sus datos personales a INTERGARANTIAS tendrá los siguientes derechos con relación al tratamiento de su información:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INTERGARANTIAS como responsable y encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a INTERGARANTIAS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1281 de 2012.
c) Ser informado por INTERGARANTIAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio llevase a determinar que, en el Tratamiento, INTERGARANTIAS haya incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Noveno. Derechos del Responsables de los datos personales:
INTERGARANTIAS como responsables de los datos personales que le sean suministrados tiene los siguientes derechos:
a) Solicitar aclaración o corrección de la información suministrada en caso de tratarse de datos públicos o no, cuando media autorización para el tratamiento, y en caso de que existan inconsistencias en la misma que impidan el contacto con el titular o el ejercicio de la actividad para la cual fue contratada.
b) Dar el tratamiento a la información para la cual fue autorizada y para la que sea autorizado por la Ley.

Décimo. Autorización:
INTERGARANTIAS le informará de manera clara y expresa al solicitar la autorización al Titular, lo siguiente:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

La autorización se obtendrá por escrito ya sea en documentos físicos, por correo electrónico o página web. En caso de suministrarse información verbalmente, INTERGARANTIAS enviará por el medio escogido por el Titular, la autorización para que sea conocida y el titular brinde su consentimiento en caso de que sea aceptado el tratamiento de los datos personales.

Undécimo. Procedimiento para respuesta de consultas, quejas y reclamos:
Los titulares o causahabientes, podrán en cualquier momento dirigirse a INTERGARANTIAS para consultar, actualizar, modificar, corregir o suprimir su información. Dicha solicitud deberá presentarse por escrito por medio de oficio dirigido al domicilio social o por correo electrónico señalados anteriormente, señalando claramente los datos del solicitante, su calidad, información de contacto y solicitud. INTERGARANTIAS contará con un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cuanto a las quejas y reclamos, los Titulares o causahabientes, podrán en cualquier momento, en caso del presunto incumplimiento de las disposiciones legales y de sus derechos como titulares, formular a INTERGARANTIAS solicitud, indicando la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, INTERGARANTIAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Duodécimo. Vigencia:
La presente política entra en vigencia a partir del 01 de junio de 2017. INTERGARANTIAS podrá modificarla en cualquier momento en los términos previstos por la Ley.

Las bases de datos serán conservadas indefinidamente por parte de INTERGARANTIAS siempre que sean necesarias para el desarrollo de su objeto social y no medie solicitud por parte del Titular para eliminar sus datos que no contrarié la ley ni la relación contractual celebrada entre las partes.

JUAN PABLO ARDILA BENITO
Gerente


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